Personaler antworten: Die optimale E-Mail-Bewerbung
Die E-Mail-Bewerbung gehört längst zu den Standardformen der Bewerbung, hält jedoch auch einige Stolperfallen bereit, die es, um einen möglichst positiven Eindruck beim zuständigen Personaler zu machen, zu umgehen gilt. Angela Klotz, Personalverantwortliche bei TGW Software Services, klärt auf, welche Stolperfallen dies genau sind und wie man die E-Mail-Bewerbung gekonnt meistert:
Was gibt es generell bei einer E-Mail-Bewerbung zu beachten?
Angela Klotz: Die E-Mail sollte an den korrekten Empfänger gesendet werden. Die meisten Unternehmen haben eine spezielle E-Mail-Adresse für Bewerber bzw. einen festen Ansprechpartner, an den eine Bewerbung gesendet werden soll. Die Angaben dazu findet man in der Stellenausschreibung oder auf der Homepage. Man sollte vermeiden, die Bewerbung an einen allgemeinen Firmen-E-Mail-Account zu schicken, da dabei die Gefahr besteht, dass sie diverse Male intern umgeleitet werden muss, was zu Verzögerungen führt und auch keinen guten Eindruck hinterlässt.
Wie kann man positiv auf sich aufmerksam machen?
Angela Klotz: Den richtigen Ansprechpartner nennen und einen aussagekräftigen Betreff einfügen.
Was sind typische Fehler und No-Gos, die vermieden werden sollten?
Angela Klotz: Ein typischer Fehler ist, eine falsche E-Mail-Adresse zu verwenden (siehe oben). Ein absolutes No-Go ist, die Dokumente als einzelne Dateien zu versenden (siehe unten) oder exotische Dateiformate zu verwenden.
Was gilt es bei den Anlagen zu beachten?
Angela Klotz: Die Anlagen sollten in einem verbreiteten Format sein, am besten eignet sich hier pdf. Aufgrund der Darstellung am Bildschirm sollte man Word-Dokumente vermeiden. Zeugnisse etc. sollten eingescannt und nicht abfotografiert werden. Auch sollte man unbedingt vermeiden, die Dokumente einzeln zu verschicken. E-Mail-Bewerbungen mit 20 Anhängen und mehr sind ein No-Go. Am besten alle Dokumente in eine einzelne Datei zusammenfassen. Daneben sollte man darauf achten, dass die Datei nicht zu groß wird, es dauert, 20 MB herunterzuladen.
Wie sollte der Betreff formuliert werden? Welche Angaben sollten dort gemacht werden?
Angela Klotz: Im Betreff sollte die Position genannt werden auf die man sich bewirbt, ggf. mit der Kennziffer (wenn vorhanden) sowie der eigene Name (z.B.: Bewerbung als Java Developer (XX1234) – M. Mustermann).
Sollte das Anschreiben direkt in die E-Mail kopiert oder besser zu den Anlagen hinzugefügt werden?
Angela Klotz: Das Anschreiben gehört zu den allgemeinen Bewerbungsunterlagen und damit zu den Anlagen (siehe oben „Anlagen“). Es nochmal in die E-Mail zu kopieren ist überflüssig und macht die Bewerbung unübersichtlich. In der E-Mail reicht ein kurzer Satz („anbei erhalten Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Position Java Developer – Kennziffer XX1234“). Übrigens: auch wenn ein lockerer Umgangston in E-Mail-Konversationen üblich zu sein scheint, ein „Hallo Frau XXX“ oder „Guten Morgen Herr XXX“ (vielleicht lese ich es ja abends …) ist ebenso unangemessen wie „Servus Frau XXX“ (auch wenn wir in Ostbayern sind). Also bitte mit „Sehr geehrte Frau XXX“ starten, bzw., wenn man keinen Ansprechpartner hat, mit „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Ist es in Ordnung um eine Empfangsbestätigung zu bitten oder sollte man sich besser nach einer gewissen Wartezeit telefonisch erkundigen?
Angela Klotz: Natürlich kann man um eine Empfangsbestätigung bitten, diese sollte aber eigentlich von Seiten des Unternehmens sowieso eine Selbstverständlichkeit sein. Erhält man keine Eingangsbestätigung oder andere Rückmeldung, ist es in Ordnung, sich nach einer gewissen Wartezeit (1-2 Wochen) telefonisch zu erkundigen.
Reicht es aus, unter das Anschreiben seinen Namen zu setzen oder sollte die Unterschrift eingescannt werden?
Angela Klotz: Natürlich sieht es nett aus, wenn die gescannte Unterschrift unter dem Anschreiben steht. Allerdings sollte das dann auch professionell gemacht sein. Nötig finde ich es nicht, der Name ist ausreichend.
Auf was legen Sie persönlich besonderen Wert?
Angela Klotz: Auf dieselben Dinge wie bei allen Bewerbungen. Die Unterlagen müssen vollständig und ordentlich sein. In der Bewerbung sollte die korrekte Firma genannt sein und es ist auch nett, wenn mein Name korrekt geschrieben und ich als „Frau“ angesprochen werde und nicht als „Herr“ (was durchaus häufiger passiert). Generell nehme ich solche Dinge aber eher mit Humor. ;-)
Welche Tipps können Sie potenziellen Bewerbern generell mit auf den Weg geben?
Angela Klotz: Vor dem Absenden E-Mail-Adresse und Unterlagen checken. Tippfehler fallen einem selbst häufig erst beim 5. Mal Durchlesen auf, dem Personal aber sofort. ;-)
(Foto: ©fotolia/adiruch na chiangmai)
