Effektives Zeitmanagement im Büro: 5 ultimative Tipps
Wie erledige ich meine täglich anfallenden Aufgaben ohne dabei in Hektik und Zeitnot zu geraten? Mit Hilfe dieser einfachen Tipps könnt ihr eure täglichen Abläufe nahezu mühelos verbessern und so wertvolle Zeit und Energie sparen.
Tipp 1: Setzt Prioritäten
Vor Arbeitsbeginn solltet ihr euch zunächst klar machen, welche von den Aufgaben, die ihr heute zu erledigen habt, die wichtigsten sind. Auf diese Weise kann dann entschieden werden, wie viel Zeit jeder Aufgabe zusteht. Darüber hinaus ist es so zudem auch möglich, wichtige und unwichtige Aufgaben zu trennen. Als Erstes solltet ihr natürlich immer die wichtigen Aufgaben abarbeiten. Das mag erstmal nicht besonders überraschend klingen, doch haltet ihr euch auch wirklich daran oder schiebt ihr doch mal unwichtigeres dazwischen?
Tipp 2: Aufwand und Nutzen abwägen
Wichtig ist außerdem stets abzuwägen, wie viel Aufwand in eine Aufgabe fließt und welches Resultat man im Gegenzug erhält. Zum Teil gibt es natürlich auch Aufgaben, die zwingend erledigt werden müssen, obwohl sie eigentlich ein schlechtes Aufwand-Nutzen-Verhältnis aufweisen, generell gilt jedoch: Aufgaben, die in einem absoluten Missverhältnis stehen und bei denen die Möglichkeit besteht, sollten entweder gleich komplett aussortiert oder ganz ans Ende der Prioritätenliste geschoben werden.
Tipp 3: Definiert Ziele
Sind die Prioritäten bestimmt und schlechte Aufwand-Nutzen-Verhältnisse entlarvt, könnt ihr die ersten Aufgaben angehen. Bevor ihr beginnt, steckt euch am besten ein klares Ziel. Denn nur wer ein klares Ziel verfolgt, kann zielgerichtet darauf hinarbeiten und erspart sich somit unnötige „Umwege“.
Tipp 4: Single- statt Multitasking
Statt Multitasking sollte man auf Singletasking setzen. Um eine Aufgabe möglichst schnell und ordentlich abzuarbeiten, solltet ihr ihr eure volle Aufmerksamkeit schenken. Bearbeitet ihr zwei Aufgaben gleichzeitig, so lähmt das schnell die Produktivität und ist entsprechend wenig effektiv. Am effektivsten ist es stets, wenn man sich auf nur eine Aufgabe konzentriert und die dann auch gleich zu Ende bringt. Unterbrechungen stören die Konzentration und man muss sich außerdem auch erneut in die Thematik hineindenken, was wertvolle Zeit kostet.
Tipp 5: Nutzt Hoch-Zeiten
Jeder arbeitet zu anderen Zeiten effektiver. Für einige ist gleich morgens die Hoch-Zeit für andere ist es dagegen erst der späte Vormittag. Wichtig ist es, euch selbst einschätzen zu lernen und eure Aufgaben entsprechend zu planen. Die Aufgaben sollten generell stets an die eigene Leistungskurve angepasst werden. Gleich nach der Mittagspause haben zum Beispiel viele Menschen ein Tief. Hier sollten also nicht gerade die Aufgaben eingeplant werden, für die eine hohe Konzentration nötig ist. Wichtige Aufgaben sollten stets zu Hoch-Zeiten, unwichtigere zu Zeiten eines Tiefs erledigt werden.
Wie deutlich wurde, kann also durchaus etwas zur Verbesserung des eigenen Zeitmanagements unternommen werden. Probiert die Tipps doch einmal aus und ihr werdet sehen, dass euch die Arbeit schon gleich viel leichter von der Hand geht.
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